Answer

ホテルのご予約は、どういう手段でされましたか？
ご本人が現地払いとしてご予約されたのなら、
深夜到着の便名と到着時間を知らせて置いた方がベターです。
満室のときはノーショー　（予約しておいても連絡無く利用しない）　扱いされて
取り消される危険があります。
ファックス、メールなどを利用して、文面が残るようにしておきましょう。

ホテルクーポン払いをご利用なら、旅行会社のスタッフが連絡を入れていますので、
ご本人が手続きする必要はありません。

今回はシンガポールにお泊りと言う事ですが、シンガポール航空ご利用でしたら
シンガポ?ルホリデーという宿泊プランがあり、送迎が無料です。
お得で安心なのでお勧めです、送迎だけでなく、現地観光も無料でついて居たりしますので
検討されることをお勧めします。